Le système de conférence sans papier met l'accent sur le concept de protection de l'environnement et sans papier dans les discussions, et non seulement peut améliorer l'efficacité du travail, mais a également une importance considérable pour la construction d'une économie d'énergie efficace, et société à faible émission de carbone.
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Le processus de réunion du système de conférence sans papier
L'organisateur de la réunion peut gérer pleinement le contenu de la réunion via l'hôte de la gestion de la réunion et distribuer un avis de réunion ou un document aux ordinateurs de plusieurs secrétaires, qui doivent confirmer et répondre à l'hôte de gestion de la réunion pour former la distribution des documents de réunion.
L'affichage de l'interaction des documents du système de conférence sans papier
Le secrétaire de réunion (président) peut diffuser plusieurs fichiers ou écran sur l'écran de chaque participant en temps réel, ce qui garantit que le contenu de la réunion des participants et des orateurs est synchronisé pendant les discussions. De plus, compte tenu de certaines réunions qui exigent que chaque représentant parcourt librement les fichiers de réunion multiples sur leurs écrans, le secrétaire de réunion (président) peut ouvrir à distance le participantBureau sans papierPour afficher les fichiers de réunion, en réduisant les procédures de fonctionnement des participants.
La fonction de confidentialité du système de conférence sans papier
Selon les caractéristiques de la réunion, le secrétaire de réunion choisit s'il s'agit d'une réunion confidentielle avant la réunion. S'il s'agit d'une réunion confidentielle, le système de réunion détruira automatiquement complètement les fichiers de réunion du matériel physique et ne laissera aucune trace dans l'espace de stockage du disque dur une fois la réunion terminée. Il répond pleinement aux exigences de confidentialité.
La distribution des documents du système de conférence sans papier
Le secrétaire de réunion de laConférence sans papierTélécharge les fichiers de réunion à l'avance sur le serveur dans la salle de réunion, et le système téléchargera automatiquement tous les fichiers de cette réunion sur l'ordinateur de chaque participant. Il est très pratique de choisir si chaque représentant peut modifier et annoter le fichier de discussion de la réunion sur son propre ordinateur lors de cette réunion.
La gestion de l'alimentation informatique du système de conférence sans papier
Le système réalise l'alimentation à distance marche/arrêt, ce qui est pratique pour les utilisateurs. Sur la machine du président, toutes les machines de la salle de réunion peuvent être allumées en appuyant sur le bouton d'alimentation. Après la réunion, toutes les machines peuvent être éteints. Cela facilite grandement le fonctionnement de l'utilisateur.
La fonction d'enregistrement du système de conférence sans papier
Une fois que les participants se sont assis, ils peuvent entrer dans le système de réunion en cliquant sur «Entrez dans la réunion», et le participant a déjà terminé l'inscription à la réunion facilement. Le système comptera automatiquement la présence et l'absence de cette réunion et la conservera pour référence future.
La fonction d'affichage des informations de réunion du système de conférence sans papier
L'option de l'ordre du jour affichera le titre de cette réunion, l'heure, le processus (y compris les dossiers de réunion contenus dans chaque processus) et les autres calendriers des réunions. Les participants peuvent consulter la liste des participants et la disposition des sièges à tout moment.
La fonction de communication interne du système de conférence sans papier
Les représentants de la réunion peuvent envoyer des messages instantanés au président (ou accepter n'importe quel représentant), facilitant la communication du personnel lors de la réunion.
La fonction d'annotation des fichiers du système de conférence sans papier
En plus de parcourir les fichiers de la réunion, les participants à la réunion peuvent ajouter des annotations aux fichiers en fonction de leurs besoins et soutenir la sauvegarde des fichiers modifiés annotés en sélectionnant l'écriture manuscrite, la mise en évidence du cercle, et d'autres outils sur la barre d'outils.
La fonction d'enregistrement du système de conférence sans papier
Il enregistre tous les documents de réunion et le matériel de processus de réunion, remplace le bloc-notes qui doit être transporté lors de la participation à la réunion et permet la rédaction manuelle ou la saisie, l'encerclement, la mise en évidence et l'enregistrement des enregistrements de réunion.
Le questionnaireFonction du système de conférence sans papier
La fonction de questionnaire de réunion permettra aux participants de remplir des questionnaires en ligne, et les résultats du questionnaire sont automatiquement comptés, affichés en temps réel et remplis rapidement.
L'interface multi-logiciel sur la même gestion de plate-forme du système de conférence sans papier
L'administrateur de réunion peut terminer le fonctionnement du logiciel de réunion et du contrôle de l'équipement de la salle de réunion sur une interface de plate-forme.
La fonction de gestion de l'arrière-plan du système de conférence sans papier
La fonction puissante de gestion des antécédents peut définir la disposition du résumé des réunions, des participants et des sièges, des fichiers de réunion, des autorisations de lecture et du contenu de vote des réunions, ce qui rend la conception de la planification des réunions plus scientifique, pratique et efficace.
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