Friend est la secrétaire événementielle d'une grande entreprise, et elle doit souvent organiser de grandes réunions. Cependant, elle se plaint des préparatifs fastidieux, des processus complexes et du traitement des procès-verbaux de la réunion après la réunion. Elle soupira une fois, pouvez-vous imaginer l'expérience d'imprimer dix mille exemplaires de matériel de réunion à la fois? Ou à quel point il est stressant de se souvenir des remarques de chacun pendant que tout le monde parle à la réunion, sans un instant pour se détendre?
Plusieurs raisons principales à ces mauvaises expériences de rencontre
Défis pour les organisateurs de la réunion
Préparations fastidieuses avant la rencontre
Organiser le lieu de la réunion, le lieu, l'ordre du jour, l'équipement et d'autres préparatifs peut être un casse-tête, en particulier l'impression et l'élimination des documents pour les grandes réunions.
De nombreux ennuis au cours de la rencontre
Contrôler les discours de réunion, former rapidement les résultats du vote et maintenir une bonne ambiance de réunion sont des défis pendant la réunion.
Gestion des procès-verbaux de la réunion après la réunion
Résumer les opinions de chacun, former des éléments ouverts et exploitables nécessite une organisation et une contribution efficaces.
Insatisfaction des participants
Faible participation
Lors de grandes réunions, les personnes assises à l'arrière peuvent avoir des difficultés à voir le contenu sur grand écran en raison de l'éblouissement ou de la distance.
De nombreux matériaux
Face à une grande pile de documents de réunion, l'expérience de lecture est très mauvaise, en particulier pour la recherche rapide d'informations.
Faible efficacité de réunion
Les longues réunions rendent les gens fatigués et inefficaces.
Comment améliorer ces problèmes? Le système de conférence sans papier fournit une solution technologique pour vous.
Le système de conférence sans papier améliore l'expérience
Améliorer l'expérience des organisateurs de réunions
En utilisant Paperless Conference System, les organisateurs de réunions peuvent facilement modifier les arrangements d'événements en arrière-plan et les publier aux participants en un seul clic. Le système de téléchargement de matériel de réunion électronique élimine les tracas de l'impression et de l'élimination. Pendant la réunion, la fonction de conférencier du système permet d'organiser des discours des participants; la fonction à l'écran permet aux participants d'écouter attentivement les discours des autres; la fonction de vote électronique permet un vote rapide et un décompte automatique des votes pour tirer des conclusions. Après la réunion, exportez le procès-verbal de la réunion en un clic, le statut de la réunion peut être suspendu à tout moment, ce qui rend l'ensemble du processus de réunion plus sans souci.
Améliorer l'expérience des participants
Dans les réunions sans papier, chaque participant tient une tablette, lui permettant de connaître le contenu et le déroulement de la réunion à tout moment, sans être limité par l'éblouissement ou la distance. La fonction de lecture électronique intégrée du système, y compris la vue d'ensemble, les vignettes, le positionnement intelligent de la progression de la lecture, rend l'expérience de lecture plus pratique. Les participants peuvent ajouter des annotations, des signets, des commentaires, des captures d'écran, etc., et ces informations sont exportées avec le document, fournissant un soutien à l'organisation post-réunion, ce qui rend l'ensemble de la réunion plus efficace.
En résumé, Paperless Conference System, par des moyens technologiques, numérise et mobilise l'expérience d'organisation et de participation des réunions, offrant aux entreprises une solution de réunion plus efficace et plus pratique.
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